Política de Tratamiento de Datos Personales

1.Identificación del responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Razón social

FORMANET S.A.S.

NIT

900285680-6

Marca comercial

Megactivo

Domicilio

CL 5 SUR 43 C 80 P 8, Medellín, Colombia

Correo electrónico

info@megactivo.com

Sitio web

https://www.megactivo.com

El área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales es el área de Protección de Datos / Servicio al Cliente, a través del correo info@megactivo.com.

2.Marco legal y definiciones

Esta política se rige por las siguientes normas colombianas y las que las modifiquen o sustituyan (los enlaces llevan a las fuentes oficiales):

• Artículo 15 de la Constitución Política (derecho de habeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo), que compiló el Decreto 1377 de 2013.
• Ley 1266 de 2008 (habeas data financiero y crediticio), cuando resulte aplicable.
• Circulares y guías de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluida la Circular Externa 05 de 2017 y la Circular Externa 002 de 2025 sobre transferencias internacionales.

Definiciones

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable

Quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento; en esta política, FORMANET S.A.S.

Encargado

Quien trata datos por cuenta del responsable. Megactivo actúa como encargado respecto de la información que sus clientes cargan en la plataforma.

Dato sensible

El que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, datos biométricos, origen étnico, afiliación sindical, entre otros).

Transferencia

Envío de datos a un receptor que es responsable y está dentro o fuera de Colombia.

Transmisión

Tratamiento de datos por un encargado, que puede estar dentro o fuera de Colombia, por cuenta del responsable.

3.Principios del tratamiento

Todo tratamiento realizado por FORMANET S.A.S. se sujeta a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada por la ley.
• Finalidad: obedece a finalidades legítimas, informadas al titular.
• Libertad: solo se tratan datos con autorización previa, salvo excepción legal.
• Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo se comparten dentro de los límites de esta política.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
• Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el tratamiento guardan reserva de la información.

4.Datos personales que recolectamos

Según la relación que tengas con nosotros, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

a. Datos de contacto e identificación

Nombre completo, correo electrónico, teléfono o WhatsApp, empresa, cargo y tipo de perfil (empresa, contador o empresa social). Se recolectan, entre otros, a través del formulario "Cuéntanos sobre tu empresa" / Agendar demo.

b. Datos de la cuenta y de uso

Nombre de usuario, credenciales de acceso (almacenadas de forma cifrada), rol, y registros de fecha y hora de acceso y de las acciones realizadas en la plataforma, con fines de seguridad y trazabilidad.

c. Datos comerciales y de facturación

Razón social, NIT, dirección, datos tributarios y de contacto para la emisión de facturas y el recaudo. Los pagos con tarjeta se procesan a través de pasarelas de pago de terceros; no almacenamos el número completo de la tarjeta.

d. Datos contenidos en la información que el cliente carga en la plataforma

Al usar Megactivo, el cliente puede cargar información de contabilidad, nómina, clientes y proveedores que incluye datos personales de terceros (por ejemplo, empleados). Respecto de esa información, el cliente es el responsable y FORMANET S.A.S. actúa como encargado, tratándola únicamente conforme a las instrucciones del cliente y para prestar el servicio.

e. Datos de navegación del sitio web

Cookies e identificadores de analítica cuando visitas www.megactivo.com (ver sección 13).

5.Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de demostración, cotización, información y contacto comercial.
• Celebrar, ejecutar y administrar la relación contractual y la prestación del servicio de software.
• Brindar soporte técnico, implementación, capacitación y acompañamiento.
• Gestionar el registro, la autenticación y la seguridad de las cuentas de usuario.
• Facturar, gestionar cartera y realizar el recaudo de los servicios.
• Enviar comunicaciones operativas sobre el servicio (avisos, mantenimientos, cambios).
• Enviar, cuando exista autorización, comunicaciones comerciales, novedades de producto, invitaciones a eventos y encuestas.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Prevenir fraude, uso indebido y garantizar la seguridad de la plataforma.
• Elaborar estadísticas, métricas de uso y mejoras del producto, preferentemente sobre datos agregados o anonimizados.
• Tratar, en calidad de encargado, la información que el cliente carga en la plataforma, según sus instrucciones.

6.Autorización del titular

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada por medios como la aceptación de casillas de verificación en formularios web, la firma de contratos y anexos, el intercambio de correos electrónicos o cualquier otro mecanismo que permita conservar prueba de su otorgamiento. Al enviar el formulario de contacto y marcar la casilla de aceptación de esta política, el titular autoriza el tratamiento de sus datos para las finalidades aquí descritas.

No se requiere autorización cuando la ley lo permite: datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos, o cuando lo ordene una autoridad competente.

7.Derechos del titular

Como titular de datos personales, tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos frente a FORMANET S.A.S.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
6. Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8.Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes se presentan al correo info@megactivo.com, indicando nombre completo, número de documento, datos de contacto, la descripción de los hechos y la pretensión (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria).

Consultas

Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible, se informará al interesado antes del vencimiento, y la respuesta no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane; transcurrido un (1) mes sin respuesta, se entenderá que ha desistido. El reclamo se resolverá en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo; si no es posible, se informará al interesado y el plazo no superará ocho (8) días hábiles más.

El titular podrá acudir a la SIC solo una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante FORMANET S.A.S.

9.Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

FORMANET S.A.S. no solicita datos sensibles para su operación comercial ordinaria. Cuando el tratamiento de un dato sensible sea necesario, se solicitará autorización explícita y se informará al titular que no está obligado a autorizar dicho tratamiento ni a responder preguntas sobre datos sensibles.

El sitio web y los servicios comerciales de Megactivo están dirigidos a personas mayores de edad y a empresas. El tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes que pudiera estar contenido en la información cargada por un cliente se realiza únicamente en interés superior del menor y respetando sus derechos fundamentales, bajo responsabilidad del cliente.

10.Encargados, alojamiento en la nube y transferencias internacionales

Para prestar el servicio, FORMANET S.A.S. se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento: proveedores de infraestructura y alojamiento en la nube, servicios de correo electrónico transaccional, pasarelas de pago, herramientas de soporte y de analítica. Con estos proveedores se suscriben contratos de transmisión de datos que exigen confidencialidad, uso limitado a nuestras instrucciones y medidas de seguridad equivalentes a las de esta política.

La infraestructura en la nube de Megactivo está alojada en Amazon Web Services (AWS), en la región de Norte de Virginia (Estados Unidos), lo que implica una transferencia internacional de datos. Estados Unidos figura entre los países reconocidos por la Superintendencia de Industria y Comercio con un nivel adecuado de protección de datos. En todo caso, FORMANET S.A.S. suscribe con sus proveedores las cláusulas contractuales y garantías exigidas por la normativa, conforme a la Circular Externa 05 de 2017 y la Circular Externa 002 de 2025.

Los datos no se venden ni se ceden a terceros con fines distintos de los descritos en esta política, salvo obligación legal o autorización del titular.

11.Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación, entre ellas:

• Cifrado de la información en tránsito (TLS/HTTPS) y en reposo.
• Control de acceso basado en roles y autenticación reforzada disponible para las cuentas.
• Copias de respaldo periódicas y procedimientos de recuperación y continuidad.
• Monitoreo, registro de eventos y gestión de vulnerabilidades.
• Acuerdos de confidencialidad con el personal y los proveedores.
• Procedimiento de gestión de incidentes de seguridad, con notificación a los titulares y a la SIC cuando la normativa lo exija.

Ningún sistema es completamente infalible; en caso de un incidente que comprometa datos personales, actuaremos conforme a nuestro procedimiento interno y a la ley.

12.Conservación de la información

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. A título orientativo:

Respecto de la información que el cliente carga en la plataforma, la conservación, devolución y eliminación se rigen por el contrato de prestación del servicio y por los plazos legales que debe observar el propio cliente.

13.Cookies y tecnologías similares

El sitio www.megactivo.com puede usar cookies propias y de terceros para su correcto funcionamiento, recordar preferencias y obtener estadísticas de uso agregadas. Puedes configurar o eliminar las cookies desde tu navegador; deshabilitarlas puede afectar algunas funcionalidades del sitio.

14.Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner a disposición esta política al momento de la recolección, FORMANET S.A.S. informará al titular, mediante un aviso de privacidad, al menos: (i) su identidad y datos de contacto; (ii) el tratamiento y su finalidad; (iii) los derechos que le asisten como titular; y (iv) los medios para conocer esta política. La existencia del aviso de privacidad no exime del deber de conservar prueba de la autorización.

15.Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 31 de agosto de 2026 y su última actualización se realizó el 31 de agosto de 2026. Las bases de datos administradas por FORMANET S.A.S. tienen vigencia igual al tiempo en que se mantengan las finalidades del tratamiento. Cualquier cambio sustancial se comunicará a través del sitio web y, cuando corresponda, por los canales de contacto habituales, antes de su entrada en vigencia.

16.Contacto