Términos y Condiciones de Uso

1.Objeto y aceptación

Estos Términos y Condiciones (los "Términos") regulan la relación entre FORMANET S.A.S., sociedad identificada con NIT 900285680-6 y domicilio en CL 5 SUR 43 C 80 P 8, Medellín, Colombia (en adelante, "FORMANET", "nosotros" o el "Prestador"), y la persona natural o jurídica que accede, contrata o utiliza el software Megactivo (el "Usuario", "Cliente" o "tú").

El acceso al sitio web, la creación de una cuenta, la contratación de un plan o el uso de la plataforma implican la aceptación plena y sin reservas de estos Términos y de la Política de Tratamiento de Datos Personales. Si no estás de acuerdo, no debes usar el servicio.

Cuando exista un contrato de prestación de servicios suscrito entre FORMANET S.A.S. y el Cliente, dicho contrato prevalece sobre estos términos generales en lo que resulte contradictorio.

2.Definiciones

Plataforma o Software

El software de gestión empresarial Megactivo, sus módulos, aplicaciones, API y documentación, propiedad de FORMANET S.A.S.

Modelo de software propio

FORMANET desarrolla, mantiene y opera su propio software y lo pone a disposición del Cliente mediante una licencia de uso en la nube, sin transferir la titularidad del software.

SaaS

Software como servicio: el Software se ejecuta en infraestructura gestionada por FORMANET o sus proveedores y se accede por Internet.

Cuenta

El registro que identifica al Cliente y a sus usuarios autorizados.

Contenido del Cliente

La información, archivos y datos que el Cliente y sus usuarios cargan o generan en la Plataforma.

Plan

El paquete de módulos, límites y precio contratado por el Cliente.

3.Descripción del servicio

Megactivo es un software de gestión empresarial (ERP) en la nube que integra funciones de contabilidad, facturación, nómina, inventarios y otros módulos según el Plan contratado. FORMANET presta el servicio bajo un modelo de software propio: concede al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada a la vigencia del Plan, para acceder a la Plataforma a través de Internet.

FORMANET puede evolucionar, actualizar, añadir o descontinuar funcionalidades para mejorar el servicio. Cuando un cambio afecte de forma sustancial y negativa una funcionalidad esencial del Plan contratado, se informará al Cliente con antelación razonable.

El servicio se presta "tal cual" en función de las características vigentes de cada Plan. Las demostraciones, materiales comerciales y contenidos del sitio web son informativos y no constituyen una garantía de resultados específicos.

4.Registro, cuenta y credenciales

• El Cliente debe suministrar información veraz, completa y actualizada al registrarse y mantenerla al día.
• La Cuenta es personal del Cliente. El Cliente es responsable de crear, administrar y revocar los accesos de sus usuarios autorizados.
• Las credenciales de acceso son confidenciales. El Cliente responde por las operaciones realizadas con sus credenciales y debe notificar de inmediato a FORMANET cualquier uso no autorizado.
• El Cliente declara que quien acepta estos Términos cuenta con facultades para obligar a la persona jurídica que representa.

5.Planes, pagos y renovación

• Los precios, módulos y límites de cada Plan son los publicados o los pactados en la propuesta comercial o el contrato. Los valores se expresan en pesos colombianos (COP) y no incluyen impuestos salvo indicación en contrario.
• El pago se realiza de forma anticipada según la periodicidad del Plan (por ejemplo, mensual o anual), por los medios habilitados. Los pagos con tarjeta se procesan mediante pasarelas de pago de terceros.
• Salvo aviso de no renovación dado por cualquiera de las partes con la antelación pactada, el Plan se renueva automáticamente por periodos iguales, a las tarifas vigentes al momento de la renovación.
• El incumplimiento en el pago faculta a FORMANET a suspender el servicio conforme a la sección 14, previa notificación.
• Las sumas pagadas no son reembolsables por periodos ya iniciados, salvo disposición legal imperativa o pacto expreso en contrario.

6.Obligaciones del usuario

El Cliente se obliga a:

• Usar la Plataforma conforme a la ley, estos Términos y las finalidades para las que fue contratada.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar, copiar, revender, sublicenciar ni explotar el Software fuera de la licencia concedida.
• No introducir código malicioso ni afectar la seguridad, integridad o disponibilidad del servicio o de otros usuarios.
• Garantizar que cuenta con autorización y título legítimo sobre el Contenido del Cliente que carga, incluyendo los datos personales de terceros.
• Cumplir sus propias obligaciones contables, tributarias, laborales y de protección de datos frente a las autoridades.
• Mantener copias y respaldos propios del Contenido del Cliente que considere críticos, sin perjuicio de los respaldos que realiza FORMANET.

7.Obligaciones de FORMANET S.A.S.

• Poner a disposición la Plataforma con las funcionalidades del Plan contratado.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas razonables de seguridad de la información (ver Política de Datos, sección 11).
• Prestar soporte y realizar mantenimientos y actualizaciones del Software.
• Tratar el Contenido del Cliente únicamente para prestar el servicio y conforme a las instrucciones del Cliente, en su calidad de encargado del tratamiento.
• Informar al Cliente sobre incidentes de seguridad que afecten su información, conforme a la ley.

8.Propiedad y tratamiento de los datos

El Contenido del Cliente es y seguirá siendo de propiedad del Cliente. FORMANET no adquiere derechos sobre dicho contenido distintos de los estrictamente necesarios para prestar el servicio.

En relación con los datos personales contenidos en el Contenido del Cliente, el Cliente actúa como responsable del tratamiento y FORMANET como encargado. FORMANET tratará esos datos solo según las instrucciones del Cliente y para las finalidades del servicio, guardará confidencialidad, exigirá compromisos equivalentes a sus proveedores (subencargados) y colaborará razonablemente con el Cliente para atender solicitudes de titulares y de autoridades. El detalle del tratamiento se encuentra en la Política de Tratamiento de Datos Personales y, cuando aplique, en el acuerdo de tratamiento de datos suscrito entre las partes.

FORMANET podrá usar datos agregados o anonimizados —que no permiten identificar a personas ni al Cliente— con fines estadísticos y de mejora del producto.

9.Facturación electrónica y cumplimiento ante la DIAN

El Software incluye funcionalidades que permiten al Cliente generar y transmitir documentos electrónicos (factura electrónica de venta, documentos equivalentes, documento soporte y eventos del RADIAN, según el Plan) para cumplir sus obligaciones ante la DIAN, de acuerdo con la Resolución DIAN 000165 de 2023 y sus anexos técnicos, y las normas que la modifiquen.

El Cliente actúa como facturador electrónico y es el único responsable frente a la DIAN del cumplimiento de sus obligaciones tributarias, de la habilitación de su operación, del contenido, la veracidad y la oportunidad de los documentos que emite, y de la conservación de sus soportes. FORMANET provee la herramienta y el mantenimiento tecnológico para operar la funcionalidad, y realizará los ajustes necesarios para mantenerla alineada con los cambios normativos y técnicos que publique la DIAN, sin que ello suponga asumir las obligaciones tributarias propias del Cliente.

10.Disponibilidad, soporte y mantenimiento

FORMANET realiza esfuerzos razonables para mantener la Plataforma disponible de forma continua, con un objetivo de disponibilidad del 99% mensual, excluyendo ventanas de mantenimiento programado y eventos de fuerza mayor.

• Los mantenimientos programados se procuran realizar en horarios de bajo impacto y se avisan con antelación cuando es posible.
• El soporte se presta por los canales y en los horarios definidos para cada Plan.
• No se garantiza que el servicio esté libre de errores o interrupciones; FORMANET atenderá los incidentes con diligencia según su prioridad.

11.Propiedad intelectual

El Software, su código, arquitectura, interfaces, marcas, logotipos, nombres comerciales, documentación y todo material asociado son de propiedad exclusiva de FORMANET S.A.S. o de sus licenciantes, y están protegidos por la normativa de propiedad intelectual y de derechos de autor. Estos Términos no transfieren ningún derecho de propiedad sobre el Software; solo conceden una licencia de uso limitada durante la vigencia del Plan.

El Cliente no podrá usar las marcas de FORMANET sin autorización escrita. Cualquier retroalimentación o sugerencia que el Cliente comparta podrá ser utilizada por FORMANET para mejorar el producto sin generar contraprestación.

12.Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener la reserva sobre la información confidencial de la otra a la que acceda con ocasión de la relación, a usarla solo para los fines del servicio y a protegerla con un estándar de cuidado no inferior al que aplica a su propia información confidencial. Esta obligación subsiste durante la relación y por 3 años después de su terminación. No se considera confidencial la información que sea o llegue a ser de dominio público sin culpa de la parte receptora, la que ya se conocía legítimamente o la que deba revelarse por orden de autoridad competente.

13.Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley colombiana, FORMANET no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades, de datos imputable a causas ajenas a FORMANET, ni por perjuicios derivados de: (i) el uso indebido de la Plataforma o de las credenciales por parte del Cliente o sus usuarios; (ii) la información incorrecta, incompleta o ilícita cargada por el Cliente; (iii) el incumplimiento de las obligaciones legales propias del Cliente; (iv) fallas de conectividad, hardware o software de terceros no contratados por FORMANET; o (v) eventos de fuerza mayor o caso fortuito.

En todo caso, la responsabilidad total acumulada de FORMANET frente al Cliente por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho que originó la reclamación. Nada en estos Términos excluye la responsabilidad que no pueda limitarse conforme a la ley (por ejemplo, dolo o culpa grave).

14.Suspensión y terminación

• El Cliente puede terminar el servicio al final del periodo contratado, dando aviso con la antelación pactada.
• FORMANET puede suspender el acceso, previa notificación, ante mora en el pago, riesgo de seguridad, uso que infrinja la ley o estos Términos, o requerimiento de autoridad. La suspensión se levanta al cesar la causa.
• Cualquiera de las partes puede terminar el contrato por incumplimiento grave de la otra no subsanado dentro de los quince (15) días siguientes al requerimiento escrito.
• La terminación no exime al Cliente de pagar los valores causados hasta esa fecha.

15.Devolución y eliminación de la información

A la terminación del servicio, el Cliente dispondrá de un plazo de cinco (5) días calendario para exportar o solicitar la entrega del Contenido del Cliente en un formato estándar de uso común. Vencido ese plazo, FORMANET podrá eliminar o anonimizar el Contenido del Cliente de sus sistemas productivos, salvo las copias que deba conservar por obligación legal o para la defensa de reclamaciones, las cuales permanecerán protegidas y con acceso restringido durante el tiempo que exija la ley.

16.Conservación de documentos electrónicos

El Cliente es responsable de conservar las facturas, documentos electrónicos y sus soportes por los términos legales aplicables: como regla general, mínimo 5 años (Estatuto Tributario, art. 632; Ley 962 de 2005, art. 46) y hasta 10 años para libros y papeles del comerciante (Código de Comercio, arts. 28 y 60), en medios que garanticen su reproducción exacta e íntegra. FORMANET mantendrá disponibles los documentos generados en la Plataforma durante la vigencia del servicio y facilitará su exportación conforme a la sección 15.

17.Modificaciones a los términos

FORMANET podrá modificar estos Términos para reflejar cambios legales, técnicos o del servicio. Los cambios se publicarán en esta página con su nueva fecha de vigencia y, cuando sean sustanciales, se comunicarán al Cliente por los canales de contacto habituales con antelación razonable. El uso del servicio después de la entrada en vigencia implica la aceptación de los Términos actualizados; si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el servicio conforme a la sección 14.

18.Ley aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante arreglo directo dentro de los treinta (30) días siguientes a la comunicación escrita de la controversia. De no lograrse, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces de la República de Colombia, con sede en Medellín, sin perjuicio de las acciones que la ley reconoce a los consumidores ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

19.Comercio electrónico y mensajes de datos

Las partes reconocen la validez y fuerza obligatoria de las manifestaciones de voluntad expresadas por medios electrónicos, conforme a la Ley 527 de 1999. La aceptación de estos Términos mediante casillas de verificación, botones de aceptación o el propio uso del servicio constituye consentimiento válido y prueba de la relación. Cuando el Cliente sea consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, se aplicarán además las normas de protección al consumidor y de comercio electrónico allí previstas, incluida la constancia de aceptación de las condiciones y, cuando proceda, el derecho de retracto.

20.Contacto